Forma dokumentowa umowy leasingu – cyfrowa rewolucja od 2025

Od 13 lipca 2025 roku zawarcie umowy leasingu stało się dużo prostsze. Nie trzeba już podpisywać tradycyjnych dokumentów w formie pisemnej ani korzystać z kosztownego podpisu kwalifikowanego. Wystarczy zgoda wyrażona w e-mailu, SMS-ie albo podczas rozmowy online, aby umowa była ważna.

To duża zmiana w prawie – wcześniej każda umowa leasingu musiała być podpisana w formie pisemnej, a brak podpisu oznaczał jej nieważność. Teraz obowiązuje forma dokumentowa umowy leasingu, która daje przedsiębiorcom więcej swobody i otwiera drogę do leasingu w pełni online.

Dzięki temu firmy zyskują oszczędność czasu i pieniędzy, a forma dokumentowa umowy leasingu sprawia, że finansowanie staje się bardziej dostępne i wygodne – szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorców.

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu cywilnego (art. 709² k.c.), od 13 lipca 2025 r. forma dokumentowa umowy leasingu stała się obowiązkowa. To zmiana fundamentalna, ponieważ wcześniej obowiązywała forma pisemna pod rygorem nieważności.

Forma pisemna oznaczała konieczność podpisania umowy przez obie strony – na papierze albo w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem. Brak podpisu powodował, że umowa była nieważna.

Forma dokumentowa umowy leasingu jest znacznie prostsza. Wystarczy, aby oświadczenie woli (np. zgoda na zawarcie umowy) zostało utrwalone w sposób umożliwiający odtworzenie treści i ustalenie osoby składającej to oświadczenie (art. 77² i 77³ k.c.). Może to być np.:

• wiadomość e-mail,

• SMS,

• nagranie rozmowy telefonicznej lub wideo,

• inny trwały nośnik elektroniczny.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może zawrzeć umowę leasingu w formie dokumentowej bez drukowania i podpisywania dokumentów, a jednocześnie zachowuje pełną ważność i skuteczność umowy.

Bariery dotychczasowej formy pisemnej

Do niedawna każda umowa leasingu musiała mieć formę pisemną. To oznaczało konieczność podpisania dokumentów na papierze lub użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce wydłużało to proces, generowało dodatkowe koszty (druk, kurier, archiwizacja), a dla wielu mikro- i małych firm było barierą w szybkim dostępie do finansowania.

Postulaty branży leasingowej i przedsiębiorców

Związek Polskiego Leasingu oraz organizacje przedsiębiorców od lat apelowały o uproszczenia. Wskazywały, że obowiązek stosowania formy pisemnej hamuje cyfryzację i utrudnia klientom korzystanie z leasingu. Wdrożenie formy dokumentowej umowy leasingu miało odblokować pełną ścieżkę cyfrową – od wniosku po podpisanie kontraktu.

Deregulacja i cyfryzacja prawa gospodarczego

Ministerstwo Rozwoju i Technologii w ramach pierwszego pakietu deregulacyjnego wprowadziło nowelizację art. 709² Kodeksu cywilnego. Zmiana weszła w życie 13 lipca 2025 r. i zastąpiła dotychczasową formę pisemną formą dokumentową umowy leasingu. Jej celem było uproszczenie procesów gospodarczych, odciążenie przedsiębiorców i dostosowanie prawa do cyfrowej rzeczywistości.

Od 13 lipca 2025 r. zawarcie leasingu nie wymaga już papierowych dokumentów ani podpisu kwalifikowanego. Zgodnie z art. 77² i 77³ Kodeksu cywilnego wystarczy, aby zgoda klienta była utrwalona w sposób, który pozwala odtworzyć treść i ustalić osobę składającą oświadczenie. Nowe przepisy wprowadziły formę dokumentową umowy leasingu, która uprościła proces i otworzyła drogę do pełnego leasingu online.

Jak w praktyce akceptować umowę leasingu w formie dokumentowej?

Umowę leasingu w formie dokumentowej można zawrzeć poprzez:

• wiadomość e-mail – klient potwierdza warunki przesyłając akceptację,

• SMS – proste oświadczenie wystarczy, aby zachować ważność umowy,

• rozmowę telefoniczną lub wideokonferencję – jeśli są nagrywane, stanowią dowód zgody,

• dokument elektroniczny – np. plik PDF przesłany i zaakceptowany elektronicznie.

Czy przy umowie leasingu w formie dokumentowej potrzebny jest podpis elektroniczny?

Nie, podpis kwalifikowany nie jest już wymagany. Forma dokumentowa umowy leasingu daje przedsiębiorcom prostsze rozwiązanie, ale podpis elektroniczny nadal można stosować – szczególnie w dużych transakcjach, gdy firma chce zachować surowszą formę elektroniczną.

Dlaczego warto zadbać o archiwizację umowy leasingu w formie dokumentowej?

Umowa leasingu zawarta w formie dokumentowej jest tak samo wiążąca prawnie jak pisemna. Kluczowe jest jednak odpowiednie zabezpieczenie dowodów – czyli możliwość łatwego odtworzenia treści i potwierdzenia, kto złożył oświadczenie. Dlatego firmy leasingowe wdrażają systemy do archiwizacji e-maili, SMS-ów czy nagrań rozmów, aby zapewnić bezpieczeństwo i pełną przejrzystość procesu.

Wprowadzenie formy dokumentowej w leasingu to nie tylko uproszczenie procedur, ale też realne korzyści dla obu stron umowy. 

Wygoda i oszczędność czasu 

Umowę można zawrzeć w całości online – bez spotkań, przesyłek kurierskich i drukowania dokumentów. Dla przedsiębiorcy oznacza to większą elastyczność – leasing można sfinalizować z dowolnego miejsca, często w ciągu jednego dnia zamiast kilku. 

Niższe koszty i szybsze procesy

Cyfrowa obsługa eliminuje koszty druku, archiwizacji i przesyłek. Dla leasingodawców oznacza to sprawniejsze procesy, a dla klientów – szybsze decyzje i dostęp do finansowania. Wnioskując, cyfryzacja leasingu podnosi efektywność całego rynku. 

Większa dostępność leasingu dla MŚP

Mikro- i małe firmy, które wcześniej nie korzystały z podpisu kwalifikowanego, mogą teraz zawierać leasing znacznie łatwiej. To zwiększa konkurencyjność i otwiera leasing na nowych klientów, którzy do tej pory odkładali decyzję z powodu barier formalnych. 

Bezpieczeństwo i przejrzystość

Dokumenty elektroniczne są trudniejsze do zagubienia czy podrobienia. Forma dokumentowa daje większą pewność, że każda umowa zostanie poprawnie zarchiwizowana i będzie dostępna w razie kontroli. 

Choć forma dokumentowa przynosi wiele ułatwień, nie oznacza to braku wyzwań. Zarówno przedsiębiorcy, jak i firmy leasingowe muszą pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. 

Bezpieczeństwo i weryfikacja tożsamości

Największym wyzwaniem jest upewnienie się, że zgoda na zawarcie umowy faktycznie pochodzi od właściwej osoby. W praktyce oznacza to konieczność stosowania dodatkowych procedur, takich jak weryfikacja przez przelew potwierdzający, logowanie bankowe czy wideorozmowy. 

Formalny rygor dokumentowy

Forma dokumentowa daje elastyczność, ale nadal wymaga staranności. Każde oświadczenie musi być utrwalone w sposób pozwalający odtworzyć treść i ustalić, kto je złożył. Jeśli nie będzie jasnego dowodu, umowa może zostać zakwestionowana. 

Edukacja klientów i pracowników 

Zmiana formy oznacza konieczność przygotowania zarówno pracowników firm leasingowych, jak i samych klientów. Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, że e-mail czy SMS ma taką samą moc jak podpis na papierze, a doradcy – jak prawidłowo archiwizować i zabezpieczać takie oświadczenia. 

Ryzyko technologiczne 

Cyfryzacja procesów oznacza zależność od systemów informatycznych. Awaria, brak dostępu do poczty czy problem z serwerem mogą utrudnić obsługę umów. Dlatego firmy leasingowe powinny zadbać o procedury awaryjne i dodatkowe kanały kontaktu z klientem. 

Zmiana przepisów to nie tylko ułatwienie dla pojedynczych przedsiębiorców, ale także istotny impuls rozwojowy dla całej branży leasingowej.

Przyspieszenie cyfryzacji procesów

Forma dokumentowa otwiera drogę do pełnego leasingu online – od wniosku, przez akceptację, aż po archiwizację. W praktyce oznacza to konieczność inwestycji w systemy CRM, weryfikację tożsamości online i integrację z narzędziami fintech.

Wzrost konkurencji i dostępności

Uproszczona ścieżka zawierania umów zwiększa dostępność leasingu dla mikro- i małych przedsiębiorców oraz rolników. Wnioskując, rynek może znacząco urosnąć, bo bariera formalna została obniżona. Dla wielu klientów leasing stanie się tak prosty jak zakupy online – szybki, cyfrowy i dostępny z poziomu telefonu.

Trendy międzynarodowe

W wielu krajach Europy leasing online jest standardem. Polska, wdrażając formę dokumentową, wpisuje się w globalny trend cyfryzacji finansowania. To szansa dla firm, które szybko dostosują swoje procesy i zaoferują klientom pełną obsługę w trybie digital.

Nowe wyzwania regulacyjne

Cyfryzacja to również nowe wymagania w obszarze bezpieczeństwa danych, zgodności z RODO i transparentności procedur. Leasingodawcy muszą znaleźć równowagę między prostotą procesu a rygorem prawnym, aby zapewnić klientom bezpieczeństwo i budować zaufanie do cyfrowych rozwiązań.

Wprowadzenie formy dokumentowej umowy leasingu od 13 lipca 2025 r. to przełom w funkcjonowaniu całej branży. Zmiana upraszcza formalności, przyspiesza proces zawierania umów i otwiera leasing na szerszą grupę przedsiębiorców.

Nie mniej jednak nowe przepisy oznaczają także wyzwania – szczególnie w obszarze bezpieczeństwa, weryfikacji tożsamości i archiwizacji. Wnioskując, sukces cyfryzacji leasingu i skuteczne wdrożenie formy dokumentowej umowy leasingu będzie zależało od tego, jak szybko firmy leasingowe dostosują procedury i narzędzia technologiczne.

(Podstawa prawna: ustawy w Dzienniku Ustaw)

Rekomendacje dla przedsiębiorców:

• Korzystaj z leasingu online – dzięki formie dokumentowej umowy leasingu możesz zawrzeć kontrakt szybciej i bez zbędnych formalności.

• Zadbaj o dowody akceptacji – przechowuj e-maile, SMS-y i potwierdzenia zgód, aby mieć pełne zabezpieczenie.

• Wybieraj sprawdzonych partnerów – współpraca z dużymi i doświadczonymi leasingodawcami minimalizuje ryzyko technologiczne i prawne.

SKONTAKTUJ SIĘ